Soms wil je het aantal gasten dat tegelijkertijd kan reserveren reguleren. Bijvoorbeeld, omdat je niet wilt dat iedereen tegelijkertijd om 19:00 binnenkomt, of omdat je misschien slechts 50 gasten tegelijkertijd op je terras toestaat, of omdat je maximaal 10 High Teas per dag wilt verkopen.

Er zijn vier verschillende manieren hoe je het maximum aantal gasten kunt reguleren of limiteren:

1. Via Pacing Limits

2. Via Seating Limits

3. Via Area Limits

4. Via Setup

Wanneer je het aantal gasten of reserveringen gaat reguleren, zorg er dan in ieder geval ook voor dat je hebt nagedacht over het tijdsslot dat je hanteert. Wil je dat gasten elke 15 minuten, elke 30 minuten of elke 60 minuten kunnen reserveren? Je kunt een tijdsslot instellen onder Settings > Setup.

💡 Natuurlijk hangt je online beschikbaarheid ook af van je tafels en niet alleen van de limiteringen die je instelt. Deze twee horen bij elkaar. Zorg er dan ook voor dat je tafelcapaciteit aansluit bij de limieten en reguleringen die je instelt. Met andere woorden: je kunt nooit 100 gasten tegelijk op je terras toestaan, als je tafels maar capaciteit aan 75 gasten geven.

1. Pacing limits: spreid de drukte of sluit bepaalde tijdsloten

Met Pacing Limits kun je de drukte spreiden door het maximum aantal gasten per tijdslot te beperken of bepaalde tijdsloten helemaal te sluiten. Dit helpt je om bijvoorbeeld te zorgen dat niet alle gasten om 19:00 reserveren. Wanneer iedereen tegelijkertijd binnenkomt heeft dit namelijk niet alleen invloed op je personeel, maar het verkleint ook de kansen om je tafels vaker te verkopen (en dus de kans op meer omzet).

Pacing Limits instellen:

1. Ga naar Settings > Shifts > Pacing Limits

2. Click op de blauwe '+' rechts bovenin

3. Pas het aantal gasten aan in een of meerdere tijdsloten of sluit bepaalde tijdsloten volledig door op 'Capped' te klikken

4. Herhaal je Pacing Plan dagelijks, wekelijks of maandelijks door op de datum bovenin te klikken en aan te geven hoe je je planning wilt herhalen. Dit geeft je de flexibiliteit om bijvoorbeeld een verschillend spreidingsplan voor weekenden en doordeweekse dagen te maken.
   Wil je elke dag dezelfde spreiding hanteren? Dan zet je 'm op Daily. Wil je een apart spreidingsplan voor weekenden? Selecteer dan Weekly en selecteer vrijdag, zaterdag en zondag. Je kunt vervolgens een nieuw plan maken en dan de overige dagen van de week selecteren.

📌 Lees in dit artikel meer over Pacing Limits en het spreiden van je reserveringen.

2. Seating limits: stel een maximum aantal gasten of reserveringen voor een gehele Shift in

Met Seating Limits kun je een maximum aantal gasten of een maximum aantal reserveringen voor een gehele Shift instellen. Dit kan handig zijn wanneer je, bijvoorbeeld, een maximum van 10 High Teas per dag wilt verkopen. Of wanneer je het aantal groepsreserveringen wilt beperken. Of wanneer je een evenement organiseert waarvoor je maximaal 100 Tickets wilt verkopen.

Seating Limits instellen:

Je kunt per Shift aparte Seating Limits instellen.

1. Ga naar Settings > Shifts

2. Open de Shift waarvoor je de Seating Limits wilt aanpassen of maak een nieuwe Shift door op de blauwe '+' rechts bovenin te klikken

3. Ga naar Seating in het menu links

4. Scroll naar beneden naar Seating Limits en stel een maximum aantal gasten of reserveringen in. Een combinatie van deze twee is ook mogelijk. Bijvoorbeeld: nooit meer dan 10 High Teas of 40 gasten voor de High Tea. Wanneer één van beide limieten bereikt is, is het Ticket voor deze Shift niet langer online boekbaar.
   ​

💡 Wanneer je Seating Limits hanteert om de controle te houden over de beschikbaarheid van bepaalde Tickets (en Shifts), zorg er dan voor dat je bij het handmatig toevoegen van een reservering ook het juiste Ticket kiest.

❗ Let op! Wanneer je een maximum aantal gasten of reserveringen instelt via Seating Limits, wordt het maximum dat je instelt nooit overschreden gedurende de hele Shift. Heb je bijvoorbeeld de First Reservation om 11:00 ingesteld en de Last Reservation om 18:00 in combinatie met een Seating Limit van maximimaal 30 gasten, dan kunnen er tussen 11:00 en 18:00 nóóit meer dan 30 gasten reserveren.

📌 Lees in dit artikel meer over het instellen van Shifts en het creëeren van online beschikbaarheid.

3. Area limits: stel een maximum aantal gasten in dat tegelijkertijd in een Area aanwezig kan zijn

Met Area Limits kun je er voor zorgen dat er nooit meer dan een X aantal gasten tegelijkertijd aanwezig is in een bepaalde Area. Dit helpt je bijvoorbeeld om er voor te zorgen dat er nooit meer dan 50 gasten tegelijkertijd op het terras zitten.

Area Limits instellen:

1. Ga naar Settings > Shifts > Special & Closed Days

2. Klik op de blauwe '+' rechts bovenin

3. Stel een periode in waarin je Area Limits van toepassing zijn door een start- en einddatum te selecteren

4. Scroll naar beneden naar Area Limits en stel een limiet per area in.

Je Area Limits zijn vanzelfsprekend gelinkt aan de Standard Duration van je Shifts. Wil je bijvoorbeeld maximaal 50 gasten tegelijkertijd op het terras hebben zitten, en je hebt je Standard Duration op 120 minuten ingesteld, dan neemt Formitable om (bijvoorbeeld) 19:00 alle reserveringen tussen 17:15 en 19:00 mee in de berekening.

💡 Wil je in je gehele restaurant nooit meer dan bijvoorbeeld 100 gasten tegelijkertijd aanwezig hebben (dus, in alle areas bij elkaar)? Dan dien je die 100 gasten via Area Limits te verspreiden over de verschillende areas.

📌 Lees in dit artikel meer over Area limits.

4. Algemene Setup: stel een maximum aantal reserveringen per tijdslot en een maximum aantal gasten per tijdslot in

Je kunt een basis maximum aantal gasten of reserveringen instellen per tijdslot via Setup. Standaard staat deze ingesteld op maximale beschikbaarheid. Het is alleen aan te raden om hier aanpassingen op te maken, wanneer je bijvoorbeeld echt nooit meer dan bijvoorbeeld 10 reserveringen per 30 minuten wenst te ontvangen. Wanneer je dit instelt via Setup, dan is dit van toepassing op je hele restaurant, altijd.

Een maximum instellen via Setup:

1. Ga naar Settings > Setup

2. Stel onder 'Max No of reservations per timeslot' een maximum aantal reserveringen in dat je per tijdslot wenst te ontvangen

3. Stel onder 'Max No of Guests per timeslot' een maximum aantal gasten in dat je per tijdslot wenst te ontvangen

4. Een combinatie van beide is ook mogelijk. Bijvoorbeeld, nooit meer dan 10 reserveringen of 40 gasten per tijdslot. Wanneer een van beide limieten bereikt is, kunnen gasten niet langer online reserveren voor dat tijdslot.

Je kunt algemene limiteringen (via Setup) instellen náást het gebruik van, bijvoorbeeld, Pacing Limits voor een specifieke dag of periode.

❗ In de praktijk wordt de laagste instelling toegepast. Heb je bijvoorbeeld via Setup het maximum aantal gasten op 10 ingesteld en via Pacing Limits een maximum van 15 gasten per tijdslot ingesteld; dan is de instelling via Settings > Setup leiden (10). Heb je daarentegen via Setup een maximum van 15 gasten per tijdslot ingesteld en via Pacing Limits een maximum van 10 gasten per tijdslot; dan zijn je Pacing Limits leidend.

Area en Pacing limits op de dag zelf aanpassen

Area en Pacing limits kun je altijd op de dag zelf nog aanpassen via het Overview. Dit geeft je de flexbiliteit om direct te reageren op alles wat er in je restaurant gebeurt.

Area Limits aanpassen via het Overview

1. Klik op 'Open' rechts onderin

2. Stel nieuwe Area Limits in voor die dag

3. Klik op Apply

Pacing Limits aanpassen via het Overview

1. Klik op het Pacing icoontje rechts bovenin

2. Stel nieuwe Pacing Limits in voor de dag zelf

3. Klik op Save

What's next?

• Voeg Areas en Tafels toe

• Stel tafelcombinaties in

• Ik heb bepaalde tijdsloten gesloten, waarom kunnen gasten toch nog reserveren?