Beschikbaarheid instellen voor je restaurant kan een hele puzzel zijn. Je wilt verschillende soorten reserveringen aanbieden, maar precies zoals het voor jou het meest rendabel of best te managen is. Formitable bied je hiervoor maximale flexibiliteit. Om fouten te voorkomen word je stap voor stap door de instellingen geleid en werk je in een overzichtelijke interface.

Voordat je begint

Shifts instellen is net als klussen. Begin er niet aan als je haast hebt of niet zen bent 😇 Het resultaat van een mooie configuratie is heel bevredigend, maar het vereist aandacht en rust. En net als met alle nieuwe dingen vergt het in het begin wat oefening om alle functies te beheersen, maar als je het eenmaal in de vingers hebt kun je het maximale uit je tafels en openingstijden halen.

Nieuwe shift aanmaken

  • Ga naar Shifts
  • Klik op het blauwe + icoontje rechts bovenaan het scherm

Stap 1: Ticket

  • Selecteer hier het ticket dat je wilt gaan instellen.
    Heb je het juiste ticket nog niet aangemaakt? Klik dan op het grijze + icoontje links bovenaan en volg de stappen voor het toevoegen van een ticket.
  • Klik op Next om naar de volgende stap te gaan

Stap 2: Time & days

  • Kies bij Time hoe laat je de eerste en de laatste reservering van de dag wilt aannemen.

    Dit zijn niet je openingstijden, het zijn je reserveertijden. Bijvoorbeeld de eerste reservering om 18 uur en de laatste om 22 uur.
  • Selecteer bij Date de eerste dag dat je ticket beschikbaar moet zijn. Bijvoorbeeld een zomermenu vanaf de eerste dag van de zomer (20 juni).
  • Stel bij Repeat de dagen en uitzonderingen in. Standaard staat dit ingesteld op Never. Dit betekent dat je ticket een eenmalig event is. Als je het zomermenu bijvoorbeeld alle dagen van de week wilt aanbieden met uitzondering van maandag, selecteer dan Weekly en klik op de buttons T(uesday), W(ednesday) enzovoorts.
  • Stel bij End een einddatum in. Standaard staat deze op Never. Dit betekent dat het ticket geen einddatum heeft. In het voorbeeld van het zomermenu kies je hier bijvoorbeeld On en vul je het einde van de zomer in (22 september). Je hebt ook nog de optie om het ticket automatisch te laten aflopen na een aantal keer.

💡Het plannen van dagen in Formitable werkt met het iCal, een standaard formaat dat door alle online agenda's wordt gebruikt. De verschillende instellingen van iCal geven je maximale flexibiliteit bij het inplannen van je tickets. Zo kun je bijvoorbeeld makkelijk iedere eerste zondag van de maand een evenement organiseren.

Stap 3: Seating

  • Kies bij Partysize het minimaal en maximaal aantal gasten waarvoor je dit ticket beschikbaar wilt stellen.

    Het aantal gasten wordt bepaalt door je tafels en tafelcombinaties. Wil je bijvoorbeeld een groepenmenu aanbieden van 6 tot 14 gasten, maar kun je bij Maximum party size niet hoger dan 10? Check dan je tafelplan instellingen en maak grotere tafelcombinaties mogelijk.
  • Stel bij Seating time eerst een standaard reserveringsduur in. Standard duration is de tijd die gasten gemiddeld besteden in het restaurant (met andere woorden: de tijd dat de tafel bezet is). Als je bijvoorbeeld een 4-gangen zomermenu aanbiedt, dan zullen gasten minimaal 120 minuten de tafel bezet houden. Bied je hetzelfde menu ook aan grote groepen, dan wordt het al snel 150 of 180 minuten.
  • Gun jezelf en je gasten wat ruimte. Met Reservation gap bouw je speling in tussen reserveringen. Vaak is 15 minuten speling al genoeg om reserveringen soepel op elkaar aan te laten sluiten. Heeft een gast bijvoorbeeld een reservering gemaakt van 18 tot 20 uur, dan kan de volgende reservering op die tafel vanaf 20:15 uur gemaakt worden. Hiermee voorkom je ophopingen als gasten nog niet klaar zijn en de volgende al binnen staan.
  • Werk je met meerdere shifts op een avond, dan kun je Always display end time activeren. Dit werkt communicatief minder goed als je de hele avond reserveerbaar bent in blokken van een kwartier (zie afbeelding links). Maar werk je bijvoorbeeld met een vroege en late shift, dan werkt de eindtijd uitstekend om gasten in de vroege shift duidelijk te maken dat ze de tafel niet de hele avond hebben (afbeelding rechts).

    💡De einddtijd wordt duidelijk getoond achter de tijden in de widget, in het ticket, op de check-out pagina, in de reserveringsbevestiging én in de reminder e-mail.

    💡Om discussies met gasten te voorkomen adviseren we om gasten bij binnenkomst nogmaals vriendelijk te wijzen op de eindtijd van hun reservering.
  • Activeer Squeeze als je wilt dat gaten in je planning automatisch door het systeem worden opgevuld met verkorte reserveringen. Is je normale reserveringsduur bijvoorbeeld 120 minuten maar kun je gasten ook prima een leuke avond bezorgen binnen 90 minuten (zolang ze weten dat ze maar 90 minuten hebben), stel dan je squeeze in op 90 minuten. Squeeze toont net als Always display end time op verschillende plekken de eindtijd aan je gasten.

    Hoe lager je de Squeeze tijd zet, hoe krachtiger de functie wordt. Juist op avonden die al druk zijn. Experimenteer met wat je aankan en voorkom dat je restaurant voller wordt geboekt dan je aankan.

    💡Terwijl gasten op verschillende plekken de eindtijd zien, herken jij een verkorte squeeze reservering direct aan het ◀️ icoontje in de Table en List view.
  • Gun jezelf wat tijd. Met Squeeze gap bouw je net als met Reservation gap speling in, zodat de boel niet in de soep loopt als je reserveringen achter elkaar squeezed.
  • Werk je met een vroege en late shift, dan wil je vaak je gaten tot aan je late shift maximaal opvullen. Gebruik hiervoor de functie Squeeze to fixed and time. Bijvoorbeeld: gasten kunnen in de vroege shift tussen 18 en 19 uur reserveren, maar je wilt dat de tafel altijd om 20 uur weer vrij is. Voer dan bij Squeeze to fixed end time 20 uur in. Je krijgt een melding van het systeem dat je reserveringen tot maximaal 60 minuten worden gesqueezed (namelijk van 19 tot 20 uur).
  • Wil je bijvoorbeeld niet meer dan 10 lunchdeals per dag verkopen, of vind je 2 groepen per avond wel voldoende, dan kun je Seating limits instellen. Seating limits beperken de beschikbaarheid van één specifiek ticket, los van het feit of je nog plek hebt in het restaurant of niet. Als de Seating limits zijn bereikt, dan is het ticket niet meer beschikbaar voor gasten in de widget. Je kunt de Seating limits instellen op aantal gasten of aantal reserveringen. Een combinatie hiervan is ook mogelijk. Bijvoorbeeld nooit meer 10 lunchdeals óf 40 gasten voor de lunchdeal. Wordt één van de ingestelde limieten bereikt, dan is het ticket voor de ingestelde shifttijd (per dag) niet meer beschikbaar.

Als je Seating limits gebruikt om de controle te houden over de beschikbaarheid van specifieke tickets, koppel dan ook tickets aan de reserveringen die je handmatig in het systeem zet.

  • Met Pacing limits beperk je het aantal gasten dat per tijdslot kan reserveren. Het kan zijn dat je bepaalde type reserveringen wilt uitsluiten van je Pacing limits. Voorbeelden zijn groepsreserveringen en evenementen die starten op één bepaald tijdstip. Als je dit soort reserveringen niet uitsluit (Ignore Pacing limits) van je normale Pacing limits, dan kunnen bepaalde tijdsloten heel snel op hun limiet zitten en loop je het risico dat je normale reserveringen mist. Kortom, activeer Ignore pacing limits als je specifieke tickets wilt uitsluiten van je normale pacing.

Stap 5: Areas

  • Standaard kan een ticket geboekt worden op alle actieve tafels in alle wijken. Maar bied je bijvoorbeeld een chef's table aan, of wil je reserveringen aannemen op je terras, kies dan Select specific area om een ticket te koppelen aan een wijk. Wat ook vaak voorkomt is dat je een bepaalde wijk juist wilt uitsluiten, bijvoorbeeld een private dining. Selecteer dan alle wijken behalve je private dining.
  • Activeer Show area name als je gasten wilt informeren over de wijk waar ze komen te zitten.

💡Net als de einddtijd wordt de area name duidelijk getoond achter de tijden in de widget, in het ticket, op de check-out pagina, in de reserveringsbevestiging én in de reminder e-mail.

❗Je kunt de area name die gasten zien zelf aanpassen. Ga naar Tables, klik op een wijk en klik links bovenaan op het ✏️ icoontje om de naam aan te passen. Zo kun je bijvoorbeeld een wijk intern Wijk 4 noemen, terwijl gasten Terras te zien krijgen. Als je Show area name activeert, zorg dan dat je Display name goed staat.

Stap 6: Booking window

Het systeem maakt het mogelijk om realtime te reserveren, tot 5 minuten van te voren. Zo kunnen gasten ook last-minute nog een plekje bij jou reserveren. Je kunt zelf instellen hoeveel minuten van te voren gasten uiterlijk kunnen reserveren. Voor groepen raden we aan dit bijvoorbeeld een paar uur voor de eerste gasten binnenkomen in te stellen. Zo voorkom je dat er last minute een grote groep reserveert. Lees hier meer over Booking Windows.

  • Max. time in advance: Hier stel je in hoe ver gasten in de toekomst bij jou kunnen reserveren. Standaard staat dit op 1 jaar.
  • Min. time in advance: Hier stel je in tot wanneer gasten uiterlijk bij jou kunnen reserveren.

Stap 7: Advanced

  • Private Shift. Als dit aan staat, is deze shift niet zichtbaar in je widget. Gasten kunnen alleen reserveren als ze de directe link naar dit ticket hebben. Zo kun jij een exclusief evenement organiseren en zelf bepalen wie je hiervoor uitnodigt door gasten de directe link te sturen.
Did this answer your question?