Natuurlijk wil je gasten een bevestiging sturen wanneer ze een reservering hebben gemaakt. Naast de bevestigingsmail, kun je er ook voor kiezen om ze een SMS bevestiging te sturen. Los van een SMS bevestiging, kun je daarnaast ook een SMS reminder en SMS bevestiging van annulering (indien van toepassing) sturen.

Voordat je begint

💡 Wanneer je en SMS bevestiging en/of herinnering wilt sturen, denk dan ook na over de emails die je stuurt naar je gast. Je wilt natuurlijk de beste online reserveer-ervaring creëeren en daarvoor moet alles wat je ze stuurt goed op elkaar aansluiten. Je kunt je email instellingen aanpassen via Settings > Email.

💡 Verder is het belangrijk om op je website of in de beschrijving van je tickets in Formitable aan te geven dat je gasten gaat SMS'en. Hiermee kun je de verwachtingen van gasten sturen en voldoe je aan de privacywetgeving.

Hoe je de integratie installeert

Om gebruik te maken van de integratie met MessageBird, zul je eerst een MessageBird account moeten aanmaken. Daarna installeer je de MessageBird App in Formitable, bepaal je wanneer een SMS wilt sturen en creëer je je eigen custom SMS.

Creëer een MessageBird account

Creëer een MessageBird account via deze link
Klik Sign Up with Email
Vul het email adres dat je wilt gebruiken voor je MessageBird account en stel een wachtwoord in
Accepteer de algemene voorwaarden en klik op Create an Account
Voltooi de stappen om je account aan te maken

Je hebt MessageBird's API Key om de integratie in Formitable te installeren Je vindt de API Key als volgt:

Ga naar je MessageBird Dashboard (wanneer je eenmaal een account hebt aangemaakt, kun je via deze link naar je MessageBird Dashboard)
Klik op SMS links in het scherm
Klik nu op API Getting Started

Klik nu rechts onder Your API Keys > Live, op Show
Je kunt de API Key nu kopieëren en gebruiken voor het afronden van de koppeling in Formitable.

Voeg saldo toe aan je account zodat je kunt betalen voor de SMS-berichten die je gaat verzenden (lees hier meer over de prijs van het verzenden van een SMS). Voeg hier saldo aan je account toe.

❗Zorg ervoor dat je auto-order aan hebt staan in MessageBird. Dit betekent dat je saldo automatisch bijgevuld wordt en je altijd voldoende geld in je account hebt om een SMS te kunnen sturen. Als er onvoldoende saldo op je account staat, wordt er namelijk automatisch niets meer verstuurd. Je kunt meer lezen over auto-order in MessageBird's Help Center.

MessageBird installeren in Formitable

Ga naar Apps om MessageBird in Formitable te installeren.

Scroll naar beneden en klik bij MessageBird op Install
Klik op App Settings ⚙️
Vul de API access token van MessageBird in
Gebruik de sliders om te bepalen voor welk items je een SMS wilt sturen: reservering-bevestiging, reservering-herinnering, en/of bevestiging van annuleren.

Je kunt nu per item je eigen persoonlijke SMS tekst instellen.

Stel je eigen persoonlijke SMS tekst in

Idealiter bevat je SMS niet meer dan 160 karakters. Anders telt MessageBird je SMS namelijk als 2 berichten, waardoor het sneller oploopt in kosten (ga naar Kosten om hier meer over te lezen). Je kunt natuurlijk wel meer dan 160 karakters gebruiken, dat is geheel aan jou. Wanneer je SMS bijvoorbeeld 200 karakters heeft, rekent MessageBird dit als 2 sms'jes. Om je te helpen zo concreet en kort mogelijke berichten te maken hebben we een aantal SMS suggestie templates gemaakt die je kunt gebruiken.

Ga naar de MessageBird App om een persoonlijk SMS bericht in te stellen.

Klik op App Settings ⚙️
Per SMS type kun je een SMS tekst instellen
Vergeet niet om alle talen in te vullen als je de widget ook in meerdere talen aanbiedt.

Om je SMS te personaliseren kun je zogenoemde placeholders gebruiken. Placeholders zijn specifieke kenmerken van de gast of reservering die automatisch worden ingevuld wanneer je de SMS stuurt. Bijvoorbeeld: #{{firstName}} verandert in de voornaam van de gast, zodat je dit niet handmatig hoeft in te voeren.

Je kunt onderstaande placeholders gebruiken om je SMS te personaliseren:

#{{firstName}}	A guest's first name
#{{lastName}}	A guest's last name
#{{bookingDate}}	Date of the reservation
#{{bookingStartTime}}	Start time of the reservation
#{{bookingEndTime}}	End time of the reservation
#{{restaurantName}}	Name of your restaurant
#{{restaurantWebsite}}	Your restaurant's website
#{{changeUrl}}	Link to change the reservation
#{{cancelUrl}}	Link to cancel the reservation

❗Zorg ervoor dat je altijd de dubbele haakjes #{{}} gebruikt om je placeholder te openen en eindigen. Anders ziet de gast namelijk de placeholder tekst (bijvoorbeeld "Hi firstName") in plaats van de informatie waar je placeholder naar refereert (bijvoorbeeld "Hi Peter")

Kosten

MessageBird rekent €0,076 cent voor elke SMS die je verstuurt in Nederland. Zoals eerder aangegeven, telt MessageBird 160 karakters als één SMS. Gebruik je tussen de 160 en 320 karakters, dan telt het als twee sms'jes, enzovoort. Formitable rekent geen extra kosten bovenop de kosten die MessageBird rekent.

Rekenvoorbeeld

Om je te helpen om je uitgaven enigszins te anticiperen, hebben we een rekenvoorbeeld gemaakt.

Stel dat je gemiddeld 350 reserveringen per maand hebt. Als je een SMS bevestiging (van €0,076 cent per SMS) naar al deze reserveringen stuurt, kost het je €26,60 per maand. Wil je naar al deze reserveringen ook een SMS reminder sturen, dan kost het je wederom €26,60 (€0,076 x 350 = €26,60). In totaal betaal je dan dus gemiddeld €53,20 per maand om zowel een SMS bevestiging als een SMS reminder te sturen. Heb je gemiddeld een hoger of lager aantal reserveringen per maand? Pas de berekening dan aan de hand daar van aan.

💡 Wil je je uitgaven beperken? Stuur alleen een SMS herinnering in plaats van zowel de bevestiging als herinnering. Hoogstwaarschijnlijk stuur je ook al een bevestiging per mail. Om no-shows te voorkomen wil je gasten herinneren aan hun reservering en hiervoor is SMS een mooi middel naast bijvoorbeeld het vragen van een aanbetaling.

❗Zorg ervoor dat je auto-order aan hebt staan in MessageBird. Dit betekent dat je saldo automatisch bijgevuld wordt en je altijd voldoende geld in je account hebt om een SMS te kunnen sturen. Als er onvoldoende saldo op je account staat, wordt er namelijk automatisch niets meer verstuurd. Je kunt meer lezen over auto-order in MessageBird's Help Center.

SMS Template suggesties

Om je te helpen zo concreet mogelijke en persoonlijke SMS berichten te maken hebben we een aantal SMS templates gemaakt die je kunt gebruiken. Je kunt de templates simpelweg kopieëren en plakken in je SMS instellingen in Formitable. Natuurlijk kun je het aantal karakters nooit volledig van te voren weten, omdat dit ook afhankelijk is van o.a. de lengte van de voornaam van de gast.

	Bevestiging Template	Herinnering Template	Annulering Template
Goedkoopste optie, minder dan 160 karakters Hou bevestigingsmails aan!	Je reservering bij #{{restaurantName}} is bevestigd. Andere plannen? Pas ze aan via de bevestiging in je mail.	Dit is een herinnering voor je reservering bij #{{restaurantName}} op #{{bookingDate}} om #{{bookingStartTime}}. Andere plannen? Bel ons aub.	Hi, je reservering bij #{{restaurantName}} op #{{bookingDate}} is geannuleerd. We zien je graag een volgende keer!
Concreet en simpel	Hi #{{firstName}}, bedankt voor je reservering bij #{{restaurantName}} op #{{bookingDate}} om #{{bookingStartTime}}. Wijzigen: #{{changeUrl}} Annuleren: #{{cancelUrl}}	Hi #{{firstName}}, een herinnering voor je reservering bij #{{restaurantName}} op #{{bookingDate}} om #{{bookingStartTime}}. Wijzigen: #{{changeUrl}} Annuleren: #{{cancelUrl}}	Hi #{{firstName}}, bij deze bevestigen we de annulering van je reservering bij #{{restaurantName}} op #{{bookingDate}} om #{{bookingStartTime}}. Tot de volgende keer!
Uitgebreider en meer gedetailleerd	Hi #{{firstName}}, hartelijk dank voor je reservering bij #{{restaurantName}}. We kijken ernaar uit om je te ontvangen op #{{bookingDate}} om #{{bookingStartTime}}! Als je om wat voor reden dan ook je reservering wenst te wijzigen, kan dat via #{{changeUrl}} of je kunt annuleren via #{{cancelUrl}}. Tot snel!	Hi #{{firstName}}, een vriendelijke herinnering voor je reservering bij #{{restaurantName}} op #{{bookingDate}} om #{{bookingStartTime}}. We kijken er naar uit om je te ontvangen! Komt er iets tussen? Wijzig je reservering via #{{changeUrl}} of annuleer via #{{cancelUrl)). Tot snel!	Hi #{{firstName}}, bij deze bevestigen we de annulering van je reservering bij #{{restaurantName}} op #{{bookingDate}} om #{{bookingStartTime}}. We hopen je een andere keer weer te mogen verwelkomen! Maak gerust een nieuwe reservering voor een andere dag via #{{restaurantWebsite}}.

💡 Voor specifieke vragen omtrent je MessageBird account, refereren we je naar MessageBird's Help Center. Wanneer je echter auto-order aan hebt staan zul je na het activeren van de App zelden hoeven in te loggen in je MessageBird account omdat alle instellingen verder in Formitable worden gedaan.

What's next?