Formitable laat je in verschillende overzichten en dashboards alle belangrijke getallen en nummers zien. Met de extra Excel rapporten kun je nog dieper in je data graven. Perfect om je sales beter in kaart te brengen, trends te spotten of data uit te draaien voor belanghebbers, marketeers of de boekhouder.

We laten je zien waar je de verschillende exports kunt vinden en welke informatie erin zit.

⚠️ Kijk uit dat je gastdata niet in verkeerde handen valt

Een waarschuwing vooraf: Formitable maakt het mogelijk om allerlei exports met gastdata te draaien. Hier zit ook persoonlijk informatie in. Jij als restaurateur blijft wettelijk eindverantwoordelijk voor deze data. Volgens de EU AVG wet mag je de data alleen voor noodzakelijke doeleinden gebruiken en alleen als hier toestemming voor is gegeven. Gasten hebben het recht om je te vragen hun data te verwijderen.

📌 Informatie voor boekhouders:
De BTW kan pas door het restaurant voor de eindgebruiker / gast berekend worden

De gemakkelijkste manier om de correcte finale BTW informatie te verkrijgen is het POS/kassasysteem, gezien hierin alle producten aangeslagen worden en gasten hieruit de finale rekening ontvangen.

Als gasten een cadeaubon kopen, een aanbetaling doen voor een reservering of zelfs de volledige ticketprijs via Formitable betalen, is de finale BTW waarde nog niet bekend. Wij als Formitable kunnen niet voorzien welke verhoudingen er uiteindelijk zullen zijn tussen dranken (hoog BTW) en eten (laag BTW).

Formitable kan om deze reden gasten ook niet van facturen met BTW voorzien. De finale BTW kan alleen door het restaurant zelf verstrekt worden op de eindrekening van de gast.

🎁 Exporteren van alle cadeaubonnen (incl. status)

De cadeaubonnen export laat de waarde van de voucher zien, de verloopdatum, evenals de status (open, verzilverd, verlopen). Om de bonnen beter met de administratie in je zaak te kunnen matchen, zijn de order ID en de laatste 4 tekens van de unieke voucher codes toegevoegd.

De cadeaubonnen kunnen geëxporteerd worden via Insights > Orders > de ⋮ knop > All Vouchers.

🥡 Exporteren van alle verkochte takeaway producten per dag

Voor je voorraad en planning kun je voor uitdraaien hoeveel je van elk takeaway product (en bijbehorende extra's/supplementen) op een specifieke dag verkocht hebt. Je ziet hier ook de totale omzet per product, incl. of excl. BTW (indien je de BTW (Engels: VAT) voor elk product en optie goed ingevuld hebt).

Alle verkochte takeaway producten per dag kunnen geëxporteerd worden via Insights > Orders > de ⋮ knop > Ordered Products.

💳 Exporteren van alle online transacties (reserveringen, cadeaubonnen, takeaway bestellingen)

Reserveringen met aanbetalingen, volledig betaalde tickets, cadeaubonnen en takeaway bestellingen worden allemaal online door de gast afgerekend. De export laat de status van de order zien (ook gefaalde of verlopen betalingen), de datum van de reservering of takeaway bestelling, naam, telefoonnummer en emailadres van de gasten.

Kolom AA laat verder zien of gasten zich voor de nieuwsbrief hebben ingeschreven.

Alle online transacties kunnen geëxporteerd worden via Insights > Orders > de ⋮ knop > All Orders.

📓 Exporteren van alle reserveringen en gasteninformatie

Alle reserveringen en informatie over gasten kunnen geëxporteerd worden. De export toont de datums, tijden, status (bevestigd, verlopen, geannuleerd), het gebruikte ticket, naam, telefoonnummer en emailadres van de gasten.

Kolom O laat verder zien of gasten zich voor de nieuwsbrief hebben ingeschreven

Kolom P laat zien of de gast no-show gemarkeerd werd.

Alle reserveringen en gasteninformatie kunnen geëxporteerd worden via Insights > Guest > de ⋮ knop > Export Bookings.

✨ Exporteren van alle reviews

Alle reviews van gasten kunnen geëxporteerd worden inclusief namen van de gast, titel en tekst van de review, evenals de datum van restaurantbezoek of takeaway bestelling.

Reviews kunnen geëxporteerd worden via Insights > Reviews > de ⋮ knop > Export reviews.

Onderin het dashboard, kun je het totale aantal newsletter abonnementen vinden.

💡 De export knop onderin het dashboard exporteert op dit moment alleen de newsletter abonnementen die zich tijdens het reserveren hebben opgegeven. We hebben recent de mogelijkheid toegevoegd dat gasten zich ook tijdens het bestellen van takeaway of cadeaubonnen kunnen opgeven voor je nieuwsbrief. Allemaal om jou te helpen de verzendlijst nog sneller te laten groeien. Deze abonnees zijn op dit moment nog niet in deze export te vinden. We zullen ze echter in de nabije toekomst toevoegen.

Voor een volledig overzicht van alle newsletter subscribers zou ook even een export moeten draaien van alle online transacties (zie boven), en deze filteren op kolom AA 'newsletter'.