Het is natuurlijk fantastisch dat je weer reserveringen kunt aannemen. Toch blijft het met de nieuwe maatregelen een enorme uitdaging om voldoende rendement te draaien. Daarom hebben we een checklist gemaakt met verschillende tips & tricks. Deze helpen mee om, binnen de beperkte mogelijkheden die er zijn, meer omzet te genereren. Elke restaurateur die hierover van gedachten wilt wisselen, kan contact met ons opnemen. Samen kunnen we de checklist alleen maar beter maken.

Communicatie naar gasten

Online is alles meetbaar en controleerbaar. Tijdens de 1,5 meter periode kun je geen onverwachte drukte veroorloven van gasten bij de entree of aan de bar. Walk-ins zijn al helemaal een risico en telefonische reserveringen foutgevoelig. Stap daarom volledig over op online reserveren en laat je reserveringssysteem het werk doen.

☑ Uit één huishouden?

We hebben ons gerealiseerd dat je binnen alle beperkingen in ieder geval de vrijheid wilt hebben om reserveringen aan te nemen zoals jij dat wilt. De vraag of gasten uit één huishouden komen is hierbij cruciaal. Je kunt dit op drie manieren zelf instellen.

Vraag uit. Je bepaalt helemaal zelf hoe je binnenkomende reserveringen behandelt.
Vraag aan, maar gasten kunnen alleen reserveren als ze uit één huishouden komen.
Vraag aan. Gasten kunnen vrij reserveren op basis van je beschikbaarheid.

Als gasten niet uit één huishouden komen, dan tonen we een speciaal symbool in de Table view en List view. Zo zie je per dag in één oogopslag hoe je jouw tafelplan moet indelen.

Nieuw is de mogelijkheid om een tag toe te voegen voor reserveringen die je handmatig in het systeem zet. Ook daarvoor tonen we dan het symbool. Zo kun je consistent blijven werken en zie je in één oogopslag hoe je jouw tafels voor die dag kunt indelen.

☑ Richtlijnen gasten en controlevragen

KHN heeft het Protocol Heropening Horeca gepubliceerd. Bij zowel het maken van een reservering als in de herinneringsmail verwijzen we nu standaard (je hoeft dus niks zelf in te stellen) naar de richtlijnen voor gasten en de verplichte controlevragen bij binnenkomst. Dit helpt mee om het controlegesprek bij ontvangst soepel te laten verlopen.

De verwijzingen zien er zo uit:

Maximaal aantal gasten

☑ Maximaal 30 gasten in juni

In juni mag je maximaal 30 gasten in het restaurant hebben. Stel het maximaal aantal gasten per wijk in. Je kunt je bestaande tafelplan, tafelgroepen en shift-instellingen dan gewoon laten staan. Dit is de makkelijkste manier om het aantal mensen in je restaurant te reguleren. Als dit goed is ingesteld kun je nooit overboekt raken en kun je meteen 1,5 meter afstand inplannen.

☑ Maximaal 100 gasten in juli

In juli mag je maximaal 100 gasten in het restaurant hebben. Stel ook voor deze maand alvast het maximaal aantal gasten per wijk in. Op deze manier kun je nu al meer gasten laten reserveren voor juli.

Minder tafels, maximaal rendement

☑ Squeeze: automatisch opvullen

Alle tafels die je hebt wil je natuurlijk optimaal vullen. Het is nu extra zonde als een tafeltje een gedeelte van de dag leeg blijft. Met Squeeze zorg je er voor dat alle mogelijke plekjes gereserveerd kunnen worden. Is er geen plek meer voor de standaard duur van je reservering? Dan gaat het systeem op zoek naar de ‘gaten’ in je planning en dit als mogelijkheid aanbieden aan de gast met een duidelijke eindtijd.

Lees hier meer informatie over hoe Squeeze werkt en hoe je die kunt instellen.

☑ Meerdere shifts

Een alternatief voor Squeeze is om te werken in shifts. Waar shifts tot voor kort wellicht als ongezellig of ongastvrij aanvoelde, kun je het nu prima verantwoorden naar je gasten en is het de ideale manier om hetzelfde aantal gasten op een avond te draaien dan voorheen.

Hieronder een stappenplan om dit zelf in te stellen. Voor het stappenplan werken we met twee shifts. Voor de early shift kan je reserveren tussen 17:00 en 18:00 uur en blijven zitten tot 19:45 uur. De tweede shift kan je reserveren vanaf 20:00 en daarbij heb je geen eindtijd.

Maak twee nieuwe tickets aan: early shift en late shift.
Ga naar Shifts en klikt daar op het blauwe plusje rechtsboven.
Selecteer bij Ticket het net aangemaakte early shift ticket
Bij Times & Days stel je in voor welke tijden de gast kan reserveren. Voor de early shift kan je aangeven dat gasten tussen 17:00 en 18:00 uur kunnen aankomen.

Misschien ga je wel meer dagen open? Bij Times & Days kun je ook aangeven op welke dagen gasten kunnen reserveren.

Bij Seating time geef je de langst mogelijke duur aan. In het voorbeeld is dit van 17:00 uur tot 19:45 uur, dus 165 minuten.
Je wil dat de gast dit weet, dus zet je het schuifje achter Always display end time AAN.

Gasten kunnen ook later binnenkomen maar hebben dan ook tot 19:45 uur de tafel. Daarom vul je bij Squeeze duration de kortste duur in (van 18:00 uur tot 19:45 uur, dus 105 minuten). Bij Squeeze to fixed end time kunnen we de eindtijd van deze shift invullen.

Bij het late shift ticket hoef je geen eindtijd in te stellen.

Voor een uitgebreide handleiding van alle instellingen van shifts kun je hier kijken.

☑ Altijd een eindtijd tonen

Naast twee duidelijke shifts kun je er ook voor kiezen meer tijden reserveerbaar te maken en altijd duidelijk de eindtijd te communiceren.

Gebruik hiervoor de Always show end time om de eindtijd achter de tijden in de widget, check-out pagina en reserveringsbevestiging te communiceren.

Natuurlijk kun je ook altijd een combinatie maken van deze twee opties.

Voorbeeld van Kinsbergen:

☑ Reserveren op wijk

De tafels op het terras reserveerbaar maken? Of tafels plaatsen in een ruimte die je normaal voor partijen gebruikt? Je kunt de gast laten kiezen in welke wijk ze willen reserveren.

Om dit in te stellen maak je eerst voor elke wijk een ticket aan.

Vervolgens kun je onder settings shifts aangeven wanneer dit geboekt kan worden. Hier vind je de instructies voor toevoegen van shifts. Belangrijk is dat je bij Area de juiste wijk koppelt.

Regie over de drukte

☑ Pacing Limits

Met Pacing Limits kun je precies aangeven hoeveel gasten er per tijdstip kunnen reserveren. Zo voorkom je dat er teveel mensen tegelijk aankomen en je de afstand niet meer kunt garanderen.

Pacing Limits kun je per tijd en dag van de week instellen. Daarnaast kun je die op de dag zelf altijd makkelijk aanpassen. Meer uitleg over Pacing Limits vind je hier.

☑ Pacing and Seated bars in de overview

Als je dit hebt ingesteld wil je hier ook op de dag zelf nog op kunnen anticiperen. Deze flexibiliteit heb je met de Pacing limit en de Seated bars. Hiermee zie je in een oogopslag hoeveel gasten er per tijdstip aankomen en hoeveel gasten er tegelijk in je restaurant zitten.

Je kunt deze balken aanzetten als je rechtsboven de Overview op de drie bolletjes klikt.

Voorkom no-shows

☑ Mollie-account

Reserveringen betekenen nog geen volle tafels. Met aanbetalingen heb je wel die zekerheid. Ga je voor het eerst met betalingen werken? Zorg dan dat er een Mollie account aan Formitable is gekoppeld. Hier vind je alle informatie over Mollie.

☑ Aanbetalingen instellen

Bij Tickets stel je per ticket het aanbetaalde bedrag per persoon in. Vergeet ook niet om bij Refund window in te vullen tot hoe lang de gast zelf kosteloos kan annuleren. De betaling wordt dan automatisch teruggestort. Alle info voor het aanmaken van een ticket vind je hier.

Regel je minimale besteding

☑ Arrangementen

Met een arrangement weet je van tevoren wat je kunt verwachten en kun je sturen op besteding. Daar kun je je inkoop op aanpassen, food waste voorkomen, maar ook de keuken routing op aanpassen. Dit communiceer je naar gasten, die je keuzes zullen begrijpen en zelfs waarderen. Er is veel behoefte aan sociaal contact en in het bijzonder de ‘good feeling’ van restaurants. Daar kun je slim op inspelen door een meer exclusief gevoel mee te geven aan online reserveren.

Maak voor de verschillende arrangementen tickets aan. Meer informatie hoe je dit doet vind je hier.

Vervolgens kun je bij Shifts aangeven wanneer de verschillende arrangementen gereserveerd kunnen worden. Misschien wil je in het weekend wel alleen de all-in-arrangementen aanbieden, of kan je langer blijven zitten als je een vijfgangenmenu reserveert. Hoe je de shifts het beste kunt instellen vind je hier.

Extra omzet

☑ Takeaway

Met takeaway bied je de gast een mooie mogelijkheid om ook thuis van een restaurantervaring te genieten. Nu er weer in je restaurant gegeten mag worden blijft dit een mooie mogelijkheid om de lagere bezetting aan te vullen.

Belangrijk is dan natuurlijk wel dat je de bestellingen goed kan verwerken naast de andere werkzaamheden in de keuken. Met de takeaway-tool stel je makkelijk in wat er besteld kan worden. Wanneer dit kan worden afgehaald of bezorgd, hoeveel er van elk gerecht nog besteld kan worden en hoeveel bestellingen er per kwartier kunnen binnenkomen.

Hier vind je een complete handleiding van alle mogelijkheden van de takeaway-module en hoe je die makkelijk en snel kunt inrichten.

☑ Cadeaubonnen

Cadeaubonnen verkopen blijft een mooie manier om direct cashflow te genereren. Daarbij is de besteding van een gast met een cadeaubon vaak hoger en kun je hier ook op sturen door bijvoorbeeld een all-in-arrangement als cadeaubon te verkopen.

Lees hier hoe je kunt starten met het verkopen van cadeaubonnen.

5 tips om je cadeaubonnen nog beter onder de aandacht te brengen vind je hier.

Marketing

☑ E-mailcampagnes

Alle restaurants zullen straks van de daken schreeuwen dat ze weer open. Hoe zorg je dat jouw verhaal eruit springt? Met Formitable stuur je nu perfecte e-mailcampagnes binnen één minuut. Letterlijk. Doordat de foto’s, tekst en buttons rechtstreeks uit Formitable komen, is je campagne meteen verzendklaar. De functie is per direct beschikbaar, alleen nog even op aanvraag.

Hier lees je alvast meer over het maken & versturen van e-mailcampagnes.

☑ Website pop-up

Wek het vertrouwen van je gasten en communiceer direct op je website de verandering die je hebt doorgevoerd.
Naast een duidelijke uitleg kun je meteen een button toevoegen om reserveren of takeaway te promoten.
Maak van de mogelijkheid gebruik om meer emailadressen te verzamelen voor als je straks open gaat.

Lees hier meer over het instellen van de Promotionele pop-up.

Je speciale openingsmenu, all-in-arrangement of takeaway-menu wil je natuurlijk graag via al je kanalen promoten. In elk ticket kun je een directe link vinden. Zo kun je dus makkelijk een post maken met een duidelijke call-to-action.

Wil je je hele cadeaubonnen pagina of bestelpagina promoten? Dan kun je deze links.

☑ Feedback e-mail

Gebruik je feedback e-mail om herhaalbezoek te stimuleren. Maak speciale gift vouchers aan, geef een promotiecode voor een glaasje bubbels bij het volgende bezoek of ga voor een meer goede reviews op Google.

What's next?